会议预约系统

阅读 944  ·  发布日期 2018-08-20 16:31:35  ·  北京神州视翰科技有限公司

1、背景

为符合现代信息化的考虑,在办公楼的底楼进出大厅设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示每个会议室的使用情况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊区域设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示该会议的会议内容,参与人员等信息。会议休息区设置一套多媒体信息显示公告系统,用于显示各会议室的使用情况和各种及时资讯等。

该系统可以显示各种集团内和公共的通知/通告,各种社会公共信息(如天气预报、新闻等公共信息)、会议通知、会议排列情况、会议室使用情况及会议主题等信息。同时还可以以图片、视频、Flash等形式显示各种其它信息。

2、产品定义

会议预约系统的参会人员管理和会议室设备管理子系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统,中小型会议管理系统,使整个会议从时间到地点,从会议名称到主办单位,会议内容到会议结果联为一体,形成一个积极、互动、有效的不管在公司还是高校,都存在会议管理的问题,而现在绝大多的会议管理还处于手工作业状态,效率很低,而且容易出错,不便于管理,还不排除有不真实的现象。会议管理的内部管理、自我完善不容忽视,我们认为有必要开发一个中小型会议管理软件。整体实现信息共享,更好地为公司,用人单位服务

会议室预订管理系统。预订后即可锁定会议时间段,解决会议时间冲突问题。 提供会议室预约信息共享平台,方便了解会议室占用情况。 支持预约、审核机制,便于管理人员管理会议室。 支持显示屏显示会议室当日会议,提升形象。 支持多种维度的会议室利用率统计。

3、建设目标

★  会议预约、预定方式

通过APP、网站、二维码扫描等多种形式登录

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★  会议室状态显示

已预订、未预定、已挂起、维修等。

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★  会议室预定

所有会议室已经预定状态下,转入预约菜单,填写开会信息(内容同预定),由会务管理人员重新安排会议室,对于已预订的会议室产生变动的系统自动以短信、邮件的形式发送通知。

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★  会议室调整

会议室开始半小时内原则上会议室不允许调整,除非及个别重要且紧急高层会议。

会议从预订开始时间计时,直至预订会议人员结束会议,或者取消会议,即使因各种原因未使用会议室,在此期间产生的时间仍做记录。

★  会议室计费管理

计算虚拟费用(每个会议室虚拟费用以会议管理部门拟定,经公司核准后使用)。临近预定结束时间短信提醒会议室预定人员。会议结束后需会务人员检查会议资源使用情况及会议室设备、设施是否有损毁,信息返送会议预定人员,预订人员确定结束后,完成会议预定流程。不确定结束的情况下系统将持续计时至当天23:59:59。

★  会议预定、预约界面上包含

预定部门(预设)、会议级别(预设)、预定人员、预订人员工号、预定人员电话、预定人员邮箱、预定起始时间、预定结束时间;所需服务内容(预设,默认:无):需要连接视频、电话、其他(可自行填写茶水、水果、饮料等)等。

★  会议室日常数据统计

会务管理人员可以不定期从系统中导出相应会务工作数据图片4.png